Bertukar email atau surat elektronik (surel) adalah sebuah bagian dari kegiatan bisnis kita sehari-hari. Dalam menulis email bisnis diperlukan setidaknya sebuah kemampuan untuk mengutarakan ide dengan ringkas dan padat. Akan tetapi pada saat yang sama, etika dalam berkorespondensi seperti layaknya surat menyurat konvensional juga tidak bisa serta merta diabaikan.
Untuk bisa berkorespondensi dengan mitra bisnis via email secara efisien dan etis, perlu diperhatikan beberapa poin berikut ini.
Gunakan ragam bahasa resmi
Ragam bahasa resmi mengharuskan kita untuk menggunakan kata-kata baku. Gunakan kata-kata sapaan dan salam yang menghormati orang yang diajak berkorespondensi via email.
Ringkas menjadi lima kalimat
Lebih singkat, lebih baik. Usahakan untuk menggunakan kata-kata dengan efisien. Jangan terlalu bertele-tele karena itu akan membuat orang lain malas membaca email Anda. Lima kalimat sederhana yang pendek dipandang sebagai standar ideal panjang sebuah email bisnis karena Anda akan terhindar dari kesan menjawab sekenanya (jika terlalu pendek) dan tidak langsung membahas permasalahan inti (jika terlalu panjang).
Konsisten pada poin utama
Jika Anda butuh lebih dari lima kalimat untuk ungkapkan gagasan, Anda bisa mencoba untuk memadatkannya sekali lagi. Telitilah sekali lagi isi email dan buang kata-kata atau ide yang kurang relevan dengan ide utama.
Tanyakan satu hal
Jangan tanyakan 10 pertanyaan, satu atau dua pun sudah cukup. Dengan begitu, Anda bisa memperoleh jawaban lebih cepat.
Sunting
Baca dua hingga tiga kali isi email sebelum dikirimkan, Anda kemungkinan akan bisa meringkasnya hingga menjadi lima kalimat saja.
Tautkan
Jika Anda memang harus memberikan acuan ke sebuah informasi, tidak ada salahnya berikan sebuah tautan ke laman web yang relevan.
Publikasikan
Jika informasi yang harus dibagikan tidak bisa ditemukan di web, publikasikanlah informasi tersebut di situs web, blog, dan sebagainya. Buatlah sebuah dokumen latar belakang yang panjang dengan jawaban yang mendetil (kemudian sunting hingga menjadi informasi yang ringkas) dan publikasikan di internet. Buatlah laman FAQ (Pertanyaan dan Jawaban) jika memang dianggap bermanfaat. Tautkan ke email.
sumber
